Semplifica operatività e controllo dell’azienda grazie ai connettori tra CRM, ERP e fatturazione elettronica.
Dal 2022, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per i professionisti con regime forfettario.
Attualmente, quindi, aziende strutturate, startup e qualsiasi attività commerciale o di servizio è tenuta all’adozione di un apposito programma di fatturazione, spesso fornito dal proprio studio di consulenza o tramite software online.
Questo, spesso, è andato a unirsi ad altri due sistemi indispensabili, ovvero il CRM per la gestione commerciale pre-fatturazione e il gestionale ERP per la gestione amministrativa post-fatturazione.
Perché inserire i connettori tra CRM, ERP e fatturazione elettronica?
Utilizzare piattaforme differenti per le campagne di marketing, la condivisione di documenti di vendita, l’elaborazione di fatture e scadenze contabili può dar vita a una serie di implicazioni potenzialmente negative per la gestione aziendale:
- duplicazione e dispersione di dati;
- rallentamento del flusso di comunicazione tra utenti o reparti;
- errori in fase di data entry o di condivisione dei file;
- informazioni non aggiornate e, quindi, poco attendibili in chiave predittiva.
Per fare un “salto di qualità” nella semplificazione dei processi aziendali, quindi, non è sufficiente adottare software e piattaforme IT, bensì è necessario avvalersi di integrazioni e metodologie in chiave di data management.
Come realizzare l’integrazione attraverso le API
Il primo passo è senza dubbio quello di dimenticare un’organizzazione basata su comparti stagni o, peggio, su un unico database in cui tutti gli utenti hanno pari facoltà di intervento e condivisione dei dati.
Ciò che va fatto, invece, è individuare e ottimizzare i flussi di gestione dei dati aziendali tra i sistemi presenti in azienda, tenendo conto delle necessità di ogni singolo utente e andando ad automatizzare tutte le procedure che non producono un valore aggiunto.
Stabilito un flusso efficiente e i vari punti di accesso degli utenti, si inizia a predisporre delle API (Application Programming Interface) e degli appositi connettori che permettono di regolare lo scambio di dati tra un sistema e l’altro.
A prescindere dalla peculiarità e dai linguaggi di programmazione dei vari software coinvolti nella rete, il risultato sarà uno scambio continuo di dati aggiornati in entrata e uscita.
Ad esempio, l’aggiornamento di un lead presente nel CRM potrà essere trasmesso all’anagrafica del gestionale ERP e, da qui, al software di fatturazione. E viceversa.
Oppure, a una variazione dei termini di vendita andrà a corrispondere una variazione automatica nei campi di fatturazione o all’interno dello scadenzario dei pagamenti.
Lo scopo finale è creare un unico flusso informativo, a cui gli utenti hanno accesso in ogni momento e da qualsiasi dispositivo, sempre in riferimento al ruolo e alle mansioni loro attribuite.
I vantaggi dei connettori tra CRM, ERP e fatturazione elettronica
Integrare i principali sistemi IT presenti in azienda non significa solo un risparmio di tempo e risorse, ma garantisce una visione chiara, completa e immediata dell’andamento aziendale.
Con l’ulteriore possibilità di offrire servizi personalizzati e assistenza mirata ai propri clienti o partner commerciali.
Inoltre, è alla base di una migliore organizzazione del lavoro: sia perché favorisce il clima in cui avvengono gli scambi di informazione tra utenti e reparti, sia perché consente di allargare le possibilità di telelavoro e smartworking.
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